Revisionssichere Archive mit MailStore: die E-Mail als Beweismittel vor Gericht



wussten Sie, dass die E-Mail im Zivilprozess ein zulässiges Beweismittel ist? Um genau zu sein, kann sie im Rahmen eines Augenscheinbeweises eingesetzt werden. Hinzu kommt, dass die E-Mail nicht selten das einzige Beweismittel für Absprachen zwischen den Streitparteien darstellt.

Um einer gerichtlichen Prüfung standzuhalten, müssen E-Mails revisionssicher aufbewahrt werden, d.h. Absender, Inhalt und Zustellungsdatum dürfen nicht veränderbar sein. Hier kommt MailStore Server ins Spiel: Die zertifizierte Lösung bietet Ihnen
•    eine revisionssichere E-Mail-Archivierung in Übereinstimmung mit rechtlichen Vorgaben sowie
•    Sicherheit und Verfügbarkeit beliebig großer Datenmengen auch über viele Jahre hinweg.

So stellen Sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer E-Mails sicher und können diese im Bedarfsfall auch gerichtlich nutzen.

 




Was sollten Unternehmen bei der Archivierung von E-Mails beachten?
In diesem Video erklärt Timo Schutt, Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht von der Kanzlei Schutt, Waetke RECHTSANWÄLTE aus Karlsruhe, warum E-Mails revisionssicher archiviert werden müssen und was Unternehmen in diesem Zusammenhang beachten sollten.

 

Backups und E-MaiI-Archivierung sind das Gleiche und "E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne" - vermutlich sind Ihnen solche Aussagen auch schon begegnet,
denn die Aufbewahrung von E-Mails ist immer noch mit zahlreichen Mythen behaftet. Und das nicht ohne Grund: E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in
manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema.

 

MailStore - E-Mail-Archivierung aus Deutschland
MailStore steht für die weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösungen "made in Germany". Mit den Produkten archivieren Sie die E-Mail-Kommunikation und entlasten gleichzeitig die eigene lT-Infrastruktur.
Ihre Vorteile auf einen Blick:

•    Entlastung Ihrer lT-Systeme: Mit den MailStore-
Lösungen können Sie archivierte E-Mails automatisch aus den Postfächern entfernen. So entlasten Sie den Mailserver und sparen drastisch Speicherplatz ein. Die Nachrichten sind für Ihre Mitarbeiter natürlich trotzdem über das Archiv aufrufbar.

• Zeiteinsparung: Schluss mit aufwändigen Restores, wenn Ihre Mitarbeiter versehentlich eine E-Mail gelöscht hat - denn mit den MailStoreProdukten kann er die Nachrichten ganz einfach selbst wieder ins Postfach zurückspielen, ohne Ihrem Administrator dafür kontaktieren zu müssen.

 

Wir räumen daher mit fünf Irrtümern auf

"E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne"
Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (G0BD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb - egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen - verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.

"Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche"
Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

 

"Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung"
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt - beispielsweise Bewerbungsunterlagen - nach den gesetzlichen Fristen automatisiert und DSGVO-konform gelöscht werden.

 

"E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend" Nach den G0BD dürfen nur Belege im Originalformat zur Auf bewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

 

"Nur Rechnungen müssen archiviert werden"
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren - dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Entscheiden Sie ob eine Inhouse Lösung oder eine gehöstete Lösung auf unserem Cloud Server für Sie das richtige ist.

Gerne beraten wir Sie hierbei und begleiten Sie zu Ihrer rechtsicheren E-Mail Archivierung.